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15 consejos y 15 herramientas para tener éxito en el teletrabajo en tiempos del coronavirus

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Son muchas las personas y empresas que por la crisis del coronavirus (Covid-19) se están viendo obligadas a adoptar distintas formas de teletrabajo en estos días. Como arquitecto de soluciones en la nube (Cloud Computing) y administrador de sistemas freelance llevo ya muchos años teletrabajando de forma remota satisfactoriamente, por lo que varias de ellas me están pidiendo durante los últimos días consejo sobre qué estrategias seguir y qué aplicaciones útiles manejar para teletrabajar desde casa de forma eficiente. Es por ello que he decidido ir un paso más allá y escribir este artículo en el que recopilo una serie de recomendaciones y de herramientas que espero que sirvan de ayuda a mucha gente que se ve obligada a desempeñar su trabajo a distancia en estos tiempos del coronavirus, aunque también espero que os resulte útil a todas aquellas personas y empresas que veáis una oportunidad en todo esto y optéis por apostar definitivamente por el trabajo en remoto, ya sea de forma parcial o total.

15 consejos útiles para teletrabajar de forma eficiente

1.- Ponte un horario de trabajo y síguelo

Es muy importante establecer una rutina clara que te permita diferenciar perfectamente el tiempo dedicado a tu vida personal y familiar y el dedicado a tu actividad laboral. Si no tendrás la sensación de estar trabajando todo el tiempo (incluso aunque en realidad no sea así) y de que no has hecho otra cosa en todo el día. Esto terminará por provocarte una sensación de malestar que se irá acumulando día tras día y desembocará en frustración, ansiedad y tristeza.

2.- Lucha contra tí mismo/a para no abrir cada dos por tres Facebook, Instagram, WhatsApp o cualquier otra aplicación similar.

Reserva un tiempo de tu horario para este tipo de actividades más lúdicas que sin duda querrás hacer y cúmplelo. De lo contrario acabarás procrastinando inevitablemente, y terminarás saltándote y ampliando tu horario de trabajo por no darte tiempo a terminar tus tareas. Te agobiarás por la sensación de no haber hecho casi nada productivo en todo el día o al menos por no haber cumplido los objetivos que te habías marcado. De nuevo frustración, ansiedad y tristeza, y cómo no, sentimiento de culpa.

3.- Establece un lugar exclusivamente dedicado a trabajar

Por el mismo motivo de los puntos anteriores, es muy importante delimitar tu espacio de trabajo y no hacer uso de él cuando ya no estés trabajando. Lo ideal sería utilizar una habitación específicamente a modo de despacho, la cual puedas cerrar a cal y canto en cuanto acabe tu jornada laboral y no entrar más en ella hasta el día siguiente. De esta forma serás perfectamente consciente de que ya no estás trabajando más por hoy cuando abandones dicha estancia.

4.- Habla con tu familia e ínstales a no interrumpirte mientras estés en tu horario de trabajo

Si tienes niños/as explícaselo también e intenta minimizar en la medida de lo posible el número de veces que te desconcentren. Si no al final del día ni habrás trabajado adecuadamente ni tampoco habrás estado con ellos/as plenamente. Sólo habrás conseguido añadir más caos a tu vida.

5.- Prepárate como si fueras a trabajar fuera de casa

Dúchate, aséate y vístete como si fueras a salir de casa. Tienes la oportunidad de poder usar ropa más cómoda e informal de lo habitual, pero nada de ponerte a trabajar en pijama según te levantas de la cama.Teletrabajo en calzoncillos

6.- Permítete la licencia de hacer pequeños descansos periódicos saliendo fuera de tu ambiente de trabajo

Darte una vuelta por tu casa de vez en cuando te ayudará a despejarte. ¡Pero procura no asaltar la nevera o la despensa cada vez! 😉

7.- Reserva un tiempo para llamadas y mensajes y silencia el móvil el resto del tiempo

Qué nada ni nadie te interrumpa mientras estás concentrado ejecutando tus tareas.

8.- Planifica tu día y lleva un registro de las tareas realizadas

Puedes usar herramientas adecuadas para ello que no consuman mucho tiempo, no queremos que las tareas administrativas te supongan una sobrecarga en tu día a día. Más abajo encontrarás varias que te resultarán útiles.

9.- Comúnicate con otras personas, no te aísles

Es muy importante mantener el contacto con tus colegas de trabajo, clientes, proveedores y otros colaboradores para luchar contra la sensación de soledad que es seguro que hará acto de presencia en algún momento. Hay también buenas herramientas de mensajería y videoconferencia para ello en el siguiente apartado, algunas más sencillas, otras más profesionales. Pero recuerda, intenta comunicarte siempre durante los momentos que te hayas marcado para ello. Cuándo estés concentrado/a no des pie a interrupciones.Videoconferencia Zoom

10.- Mantén tu escritorio limpio y ordenado

No hay nada más «desconcentrante» que un entorno de trabajo sucio y alboratado. Cuantos menos objetos haya en tu mesa y sus alrededores, cuanto menos desorden y nivel de distracciones tengas, mayor sensación de paz interior tendrás a la hora de trabajar, lo cual redundará en una mayor productividad.

Si es posible, mejor come fuera del espacio de tu espacio de trabajo. Te ayudará a despejarte y cambiar de aires mientras haces una pausa para almorzar, y también contribuirá a mantener limpios tu escritorio, tu ratón y tu teclado.Lugar de trabajo sucio y desordenado

11.- También es importante cuidar la temperatura, humedad e iluminación de tu lugar de trabajo

Frío o calor intensos, demasiada humedad o ambiente demasiado seco te harán sentir incómodo/a y tu concentración y rendimiento se verán afectados. Una buena iluminación también es importante. Por supuesto aíslate de los ruidos. Es importante para tu concentración, pero más aun si tienes que mantener conversaciones por teléfono o videoconferencia. Pocas cosas hay más molestas que estar en una sesión remota y que se oigan voces, gritos, golpes u otros ruidos desagradables de fondo, no sólo para ti, también para el resto de participantes.

Escuchar música o la radio es una cuestión de gustos. Hay personas que se concentran mejor y otras peor, pero en cualquiera de los dos casos es interesante reservar ciertos momentos para poner música que te provoque sensaciones y emociones positivas, sobre todo cuando aparezca el cansancio o el agobio. Te puede ayudar a cambiar el chip y salir de un momento malo.

12.- Invierte en unos buenos auriculares y en un buen micrófono

Al hilo del punto anterior, invierte en unos buenos auriculares y en un buen micrófono de condensador con cancelación de ruido y direccional, no omnidireccional. Es decir, que lo puedas dirigir a tu boca y que sólo se te escuche a ti, no a otros ruidos de fondo. Los micrófonos de estudio como por ejemplo el Samson C01U Pro son ideales para esto, pero hay muchos más. Por supuesto son más caros, pero a la larga creo que merecen la pena.

Invierte también en una buena webcam y no te pongas a contraluz.Webcam y auriculares para videoconferencia

En cualquier caso, sea cual sea el micrófono y la webcam que tengas, realiza las pruebas y ajustes que sean necesarios con alguna persona de tu confianza hasta conseguir una imagen nítida y un sonido claro. ¡Qué se te vea y se te escuché bien!

13.- Se trabaja mejor con varias pantallas/monitores y varios escritorios virtuales

Disponer de varias pantallas y aprovechar la funcionalidad de escritorios virtuales que ofrece tu sistema operativo es una ayuda inestimable para organizar mejor tu trabajo, sobre todo si normalmente tienes que realizar varias tareas a la vez y necesitas abrir tropecientasmil ventanas a la vez.Lugar de trabajo con múltiples monitores

14.- Cuando termines de trabajar, celébralo y recompénsate a ti mismo/a

Recompénsate por haber terminado todas tus tareas, o al menos por haberlo intentado firmemente. Tómate algo que te guste, queda con alguien (cuando la crisis del coronavirus haya pasado, claro), vete al gimnasio (si es que eso te place) o a pasear, ponte tú serie favorita… En fin, haz cualquier cosa que te llene, te lo has ganado.

15.- Ten un plan de contingencia en caso de que se vaya la luz o deje de funcionar tu conexión a Internet

Dota de un SAI (Sistema de Alimentación Ininterrumpida) a tu equipo y ten una forma de conexión alternativa a Internet. Puede ser tan sencillo como compartir la conexión de datos de tu móvil mediante WIFI o Bluetooth, o usar un mecanismo más sofisticado y fiable como un router 4G como este: TP-Link Archer MR600 – Router 4G LTE CAT6, WiFi AC 1200Mbps

15 herramientas útiles para el teletrabajo

1.- Gestores de tareas colaborativos

Gestor de tareas Todoist

Hay muchas y todas útiles. Es cuestión de probar y quedarte con la que mejor se adapte a ti.

2.- Herramientas de trabajo en grupo

Trello

3.- Gestores de notas compartidas

4.- Cronómetro/contador de tiempo por tarea

Para registrar toda tu actividad, ya sea de forma manual o de forma automática sin ninguna intervención por tu parte.
Toggl

5.- Herramientas de mensajería instantánea, videoconferencia

appear.in

6.- Compartición de ficheros

7.- Compartición de pantalla y asistencia remota

Muchas de las aplicaciones del punto anterior ofrecen la posibilidad de compartir la pantalla al mismo tiempo que se chatea o se tiene una sesión de videoconferencia. Pero las siguientes son aplicaciones específicas para no sólo compartir la pantalla con otro usuario, sino que éste sea capaz de tomar el control de nuestro ordenador con el fin de ofrecernos asistencia remota o que nosotros mismos podamos controlar un ordenador remoto, por ejemplo el de nuestra oficina:Teamviewer

  • Teamviewer
  • TeamViewer Pilot: esta herramienta no es de control remoto de una pantalla de ordenador, pero me parece digna de reseñar porque permite ofrecer asistencia remota a través de realidad aumentada, ya sea a través de nuestro móvil o de unas gafas especiales tipo Google Glass que nos permiten ver por ejemplo el motor de un coche y que alguien en una localización remota vea lo mismo que nosotros y nos vaya dibujando sobre la pantalla o en las mismas gafas cómo proceder con una reparación, en qué piezas fijarnos o dibujarnos un esquema de los pasos que tenemos que dar.
  • AnyDesk
  • Escritorio remoto de Google Chrome
  • Ciclonix

8.- Pizarras colaborativas

Estas herramientas me parecen fascinantes. Permiten compartir una pantalla en blanco sobre la que dibujar, incrustar fotos o vídeos, poner anotaciones, remarcar texto, etc. Y todo de forma compartida entre varios usuarios al mismo tiempo que pueden visualizar o incluso modificar la pizarra en tiempo real.Miro - RealTimeBoard

9.- Captura de pantalla en imágenes (pantallazos) o en vídeo

Herramientas para hacer una captura o un vídeo de tu pantalla y poder compartir un problema o una secuencia de acciones.

10.- Concertar y agendar reuniones de forma colaborativa

11. Música y radios online

12. Escanear documentos con el móvil o la tablet

Escanea y envía documentos desde tu móvil o táblet. Escanea tu firma y ten a mano el fichero, así como un editor de ficheros PDF para poder firmar documentos rápidamente.CamScanner

13. Firma de documentos de forma no presencial

Una forma sencilla sería escanear tu propia firma con alguna de las herramientas del punto anterior, y luego incrustarla en los documentos a firmar con un editor PDF de los muchos que hay online o como aplicación descargable.

Pero existen distintos servicios que nos ofrecen la posibilidad de firmar documentos de forma no presencial de una forma más profesional y segura:

14. Clases educativas online

15. Puesto de trabajo en la nube, terminal tonto y conexión remota a tu ordenador del trabajo

Este punto va más dirigido a las empresas que quieran implantar una política de teletrabajo más seria y con proyección a largo plazo. En lugar de dotar a sus empleados con caros equipos que se quedan obsoletos con el tiempo y que son un quebradero de cabeza en cuanto al mantenimiento y la seguridad, una alternativa interesante sería la de instalar y configurar escritorios remotos alojados en la nube con servicios como Amazon AWS WorkSpaces y similares. Éstos serían mucho más fáciles y rápidos de desplegar y mantener y el usuario sólo necesitaría un equipo básico (un portátil viejo o un thin client de bajo coste) para conectarse a su escritorio remoto y trabajar con normalidad desde cualquier parte del mundo. El único requisito será disponer de conexión a Internet, pero hoy en día eso no es un problema en la mayoría de localizaciones.Amazon AWS Workspaces

Pero bueno, sólo este punto daría por sí solo para escribir otro artículo. Si necesitas consultoría o implantar una solución permanente para hacer posible el teletrabajo en tu empresa no dudes en contactar conmigo y estaré encantado de ayudarte.


 

Sobre el autor

Daniel López Azaña
Arquitecto de soluciones Cloud

Emprendedor, generador de ideas y mente inquieta. Apasionado de las nuevas tecnologías, especialmente de los sistemas Linux y del software libre. Me gusta escribir además sobre actualidad tecnológica, Cloud Computing, DevOps, seguridad, desarrollo web y programación, SEO, ciencia, innovación, emprendimiento, etc.

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